Les Réunions Promosalons, un moment stratégique !

Depuis la création de Promosalons, les réunions sont un rendez-vous clé pour les membres et délégations du réseau. Ce moment privilégié que nous aménageons pour eux est un temps de rencontres qui leur permet d’échanger et de travailler ensemble sur la stratégie de promotion internationale des salons. Plus qu’un temps de bilan des actions du quotidien, ces réunions doivent être utilisées par les directeurs de salons et directeurs de communication comme un outil de benchmark, de réflexions et de décisions.

Deux sessions à l’année

Depuis l’origine de Promosalons, nous organisons deux sessions de réunions par an. Les deux premières matinées de la semaine sont consacrées aux plénières de Promosalons et des salons membres. Ces conférences permettent de présenter à l’ensemble des délégations la stratégie de promotion des salons. Le reste de la semaine est dédié aux rendez-vous individuels ou en groupe. Enfin, le dernier jour est une occasion pour le siège et les délégués de se retrouver pour échanger sur les bonnes pratiques et l’actualité du réseau. Il peut également être un moment de formation.

Pour réussir à rassembler un maximum de participants, nous cherchons chaque année les deux semaines les plus favorables pour la plus grande majorité. Ainsi, nous prenons en compte de nombreux facteurs comme les dates des salons, les vacances scolaires françaises, les événements importants de certains pays et les événements ponctuels liés à notre activité.

Une rencontre stratégique

Ce temps fort de l’année est un moment privilégié de rencontres avec les équipes organisatrices des salons tant au niveau décisionnaire qu’opérationnel. Ces réunions répondent à deux objectifs :

  • L’opportunité pour les délégués de dialoguer avec les personnes décisionnaires des salons afin d’échanger sur leur stratégie de promotion internationale. Les délégués Promosalons, experts de leurs marchés, viennent partager leurs expériences et connaissances sur leurs pays et ainsi donner les clés aux organisateurs pour mieux comprendre les spécificités de chaque région. Il est essentiel que les directeurs de salons participent davantage aux réunions Promosalons et voient en cet événement un outil de benchmark, de réflexions et de décisions qui les aide à mieux adapter leur stratégie à chaque pays.
  • La possibilité pour les équipes opérationnelles d’échanger avec les délégués en face à face car nous sommes convaincus, malgré l’évolution fulgurante des nouvelles technologies, que le contact humain reste le meilleur moyen pour développer une relation forte basée sur la confiance et la compréhension. Ces deux facteurs étant indispensables pour déterminer les meilleurs outils et modes d’actions à mettre en place.

Une organisation adaptée aux besoins des salons

Dès les premières années de Promosalons, ces rencontres, autrefois appelées « Les Confessionnaux », ont été créées. Pour rendre ce moment le plus convivial et efficace pour chaque participant, le format des réunions s’est adapté à l’évolution du réseau (55 délégations) et de ses membres (80 salons).

Ainsi, dans un souci d’optimisation du temps, nous organisons un planning de rendez-vous sans interruption pour chaque organisateur de salons et nous mettons tout en œuvre pour les accueillir dans les meilleures conditions de travail.